Para se usar o sistema, o primeiro passo é configurá-lo de acordo com a necessidade da sua empresa, e isso pode precisar de apoio da contabilidade ou/e do seu time de TI, já que fornecemos o sistemas mas não estamos diretamente envolvidos com algumas questões técnicas com por exemplo os hardwares onde serão instalados os sistemas, instalação de impressoras, configuração de redes, definição de CFOP, cadastro de produtos ou serviços e suas classificações fiscais.
Logo, essa parametrização deve acontecer no modelo que chamamos de 4 mãos, onde participamos mas dependemos de informações de outras áreas ou fornecedores da empresa. Ao instalar o sistema, já o configuramos de acordo com as informações que recebemos.
As rotinas de parametrizações na sua maioria estão relacionadas com número 1, assim suas rotinas costumam começar com este número, como por exemplo a rotina de cadastro da filial que chamamos pelo código 1001. São rotinas que precisam de atenção:
1001 – Cadastro da filial
Nesta Rotina cadastramos as empresas que farão as operações dentro do sistema. Logo uma empresa ou como chamamos uma filial, pode ter parceiros, funcionários, produtos, estoques, tabelas de preços, operações fiscais etc. Na empresa devemos informar dados fiscais como por exemplo CNPJ, Inscrição Estadual para emissão de documentos fiscais. Todas as rotinas giram em torno da empresa cadastrada, onde o operador se logou para efetuar seus trabalhos. Algumas rotinas permitem que o operador possa selecionar outra filial para executar sua tarefa.
1002 – Padrão da filial
Essa rotina tem impacto fundamental no sistema como um todo, porque por aqui se pode parametrizar dados para automatizar processos e manter um bom fluxo, como por exemplo na questão do cadastro de parceiros que exige uma política comercial e esta política padrão (default) é parametrizável aqui para diminuir tempo na hora de cadastrar ou integrar um cliente por exemplo.
1004 – Figura tributária
Essa rotina pode ter mais ou menos importância dependendo da classificação fiscal da filial e isso é porque, por exemplo, uma empresa do simples nacional costuma ter menos cenários tributários de venda que uma empresa do lucro real. Então nessa rotinas devemos desenhar os modelos tributários, indicar suas relação com outros estados além dos seus códigos e percentuais na composição dos impostos.
1005 – Movimentação fiscal
Existem muitas movimentações fiscais dentro do cenário tributário brasileiro, mas de acordo com o objetivo da empresa ou atuação, poderá usar um outro código tributários para por exemplo fazer suas vendas, já que se fosse um indústria, venderia com o CFOP para dentro do estado de código 5101 e 6101 para fora do estado, mas se a empresa não fabricar o produto que vende, poderia utilizar o CFOP 5102 para dentro do estado e 6102 para fora do estado, e essa definição é parametrizável, fazendo com que a rotinas de 2006 por exemplo seja responsável por escriturar saídas da empresa não apenas necessariamente sendo uma rotina para fazer vendas, já ela tem acessos aos CFOPs de saída.
1006 – Cadastro de parceiro
O sistema usa o cadastro de parceiro como uma central onde, a partir dali, um parceiro poderá ter qualquer tipo de envolvimento comercial com a empresa, podendo um mesmo cadastro ser aproveitado para ser um fornecedor ou um cliente, ou funcionário e até acumular papéis tendo mais de um relacionamento, já um fornecedor também pode ser um cliente, ou cliente também pode ser um funcionário.
Assim resumimos que essa rotina é uma espécie de pré cadastro ou uma prévia do cadastro, de acordo com a aplicação desejada para o parceiro dentro do sistema. Exemplo disso é que se precisa de um funcionário, este deve ter acesso ao sistema, se esse funcionário for um vendedor, este deve ter uma relação de recompensas ou comissionamento. Essas relações estão configuradas em outras rotinas, mas todas as rotinas usam o código de parceiro como padrão para suas operações.
1014 – Cadastro de produto
Nesta tela cadastramos o produto em si, mas funciona igual ao cadastro de parceiro, quero dizer com isso que um produto pode ter mais de uma finalização, por exemplo um material de limpeza que pode ser vendido ou utilizado com consumo na manutenção física da empresa. É possível classificar o produto com bem de consumo, matéria prima, kit, cesta e outras características também.
1020 – Conta gerencial
Nessa parte é muito importante prestar atenção caso queira criar relatórios e ter informações mais detalhadas sobre o fluxo da empresa, já que aqui se constrói o plano de contas que será usado pelo sistema. Para fazer uma venda ou um pagamento, o sistema precisará de uma conta gerencial atribuída, mesmo que isso não seja evidente nas rotinas, o sistema usa essa técnica para melhor mapear a utilização dos recursos.
1021 – Plano de pagamento
Por padrão já temos alguns planos de pagamento cadastrados, mas é bem comum que a empresa trabalhe com mais de banco, mais de uma operadora de cartão, logo faz sentido poder parametrizar cobranças de acordos com as formas de pagamento que a empresa vai receber e também fazer seus pagamentos.
1022 – Prazo de pagamento
Faz parte da estratégia da empresa, já que é fundamental oferecer prazo ao cliente, e também receber prazo do fornecedor. Os prazos são configuráveis, e podem ser construídos de diversas formas com por prazo que precisa de um valor para entrada etc.
Se entende que para vender um produto, primeiramente deve comprá-lo, por isso ter essa relação de entrada no sistema é fundamental para controlar os custos e investimentos da empresa. Existem também as compras de produtos que não são para revenda, como por exemplo material de escritório, limpeza e conservação, mobília ou maquinário etc. As rotinas de parametrizações na sua maioria estão relacionadas com número 2, assim suas rotinas costumam começar com este número, como por exemplo a rotina para digitar pedido de compra que chamamos pelo código 2001. São rotinas que precisam de atenção:
2001 – Central de compra
Nesta rotina se pode digitar um pedido de compra de forma organizada, já que a rotina separa as compras por finalidade. Isso é bastante importante para manter históricos de negociações com o fornecedor, e também é possível fazer cotações. É importante lembrar que para se fazer uma compra antes de tudo é necessário ter cadastrado o produto na rotina 1014, ter cadastrado o fornecedor na rotina 1006 e se for o caso validar a rotina 2021 – Política comercial, assim com 1021 – Plano de pagamento e 1022 – Prazo. Essas rotinas de parametrizações não são comuns no momento da compra, porque subentende-se que o sistema já foi parametrizado, logo já deve existir previamente cadastrado a cobrança e o prazo que vai ser utilizado na negociação de compra.
2003 – Gerenciar pedido de compra
Quando já se tem um pedido de compra, caso seja preciso fazer alguma alteração no cabeçalho do pedido como por exemplo alterar o prazo de pagamento ou talvez mudar o status do pedido no sistema, usamos essa rotina.
2004 – Receber pedido de compra
Essa é para o sistema a principal rotina já que ela é responsável por dar entrada no estoque das mercadorias compradas e atualizar o custo bruto da mercadoria também. Se pode dar entrada por um pedido de compra ou diretamente com um arquivo XML de nota fiscal.
2022 – Tabela de preço
Depois de comprar novos produtos ou até mesmo repor estoque é importante analisar o preço de venda das mercadorias para evitar prejuízos por atualização do custo da mercadoria.
3002 – Pagar conta
Toda vez que faz uma compra que não seja bonificada, ela gera um ou mais títulos de acordo com a negociação informada. Esse título fica em aberto para ser quitado e chamamos de baixa a quitação desse título, logo ao fazer o pagamento do título, é necessário fazer a baixa desse título no sistema.
Uma vez que cadastramos o produto, para vender ele precisa ter um preço de venda, e existe parametrização no ERP para validar estoque, fazendo com que a venda só possa acontecer pelas rotinas do ERP caso o produto tenha estoque. As rotinas de parametrizações na sua maioria estão relacionadas com número 2, assim suas rotinas costumam começar com este número, como por exemplo a rotina para digitar pedido de venda que chamamos pelo código 2002. São rotinas que precisam de atenção:
2006 – Central de compra
Nesta rotina se pode digitar um pedido de venda escolhendo seu CFOP de saída, o cliente e até adicionar outras informações como valor de seguro, frete etc. É importante lembrar que para se fazer uma compra antes de tudo é necessário ter cadastrado o produto na rotina 1014, ter precificado o produto para venda na rotina 2022, ter cadastrado o cliente na rotina 1006 e se for o caso validar a rotina 2021 – Política comercial, assim com 1021 – Plano de pagamento e 1022 – Prazo. Essas rotinas de parametrizações não são comuns no momento da compra, porque subentende-se que o sistema já foi parametrizado, logo já deve existir previamente cadastrado a cobrança e o prazo que vai ser utilizado na negociação de compra.
2009 – Gerenciar pedido de venda
Quando já se tem um pedido de venda, caso seja preciso fazer alguma alteração no cabeçalho do pedido como por exemplo alterar o prazo de pagamento ou talvez mudar o status do pedido no sistema, usamos essa rotina.
2010 – Faturar pedido de venda
Da mesma forma que damos entrada no sistema, essa é rotina que vai fazer a saída do produto, vai gerar documento fiscal e contas a receber. Também se pode utilizar a rotina 2030 – Emitir documento fiscal para algumas ações como por exemplo caso precise cancelar uma nota que esteja em tempo hábil ou reimpressão de algum documento já emitido anteriormente.
3005 – Receber conta
Toda vez que é feita uma venda que não seja bonificada, ela gera um ou mais títulos de acordo com a negociação informada. Esse título fica em aberto para ser quitado e chamamos de baixa a quitação desse título, logo ao fazer o pagamento do título, é necessário fazer a baixa desse título no sistema.
Aqui poderá criar definições tanto do usuário operador do sistema quanto da operação comercial e nesse sentido vamos começar falando das rotinas que envolvem o lado mais comercial das operações. São rotinas que precisam de atenção:
2021 – Política Comercial
Consideramos essa rotina o coração do sistema. Nele temos o poder de modelar e delimitar as negociações comerciais que o sistema vai permitir realizar. Podemos ter clientes que possuem descontos especiais ou até acréscimos por algum motivo. Podemos permitir que o cliente compre em algumas cobranças e outras não, assim podemos definir quais prazos ele vai ter acesso e com isso modelar as possibilidades de negociação que os vendedores fazem ao lidar com o cliente. O melhor que é que um cliente ou um fornecedor é um parceiro e tudo que falamos sobre um cliente também se aplica ao fornecedor ou até mesmo ao funcionário. Assim pode-se criar um canal exclusivo para para funcionários ou fornecedores onde terão prazos, preços diferenciados por exemplo.
2038 – Telemarketing
Se a rotina 2021 fosse o coração do sistema o foco dessa rotina é ser o cérebro. Aqui podemos ver as negociações feitas, ver os títulos, fazer contato com o parceiro e deixar tudo isso registrado. Então se cria um histórico capaz de te auxiliar por exemplo em saber se aquele parceiro cumpre com suas obrigações, se seu títulos estão em dias, se seu volume de negociações está de acordo com a estratégia da empresa e pode até usar esses dados para ofertar novos produtos e serviços ao parceiro.
5001 – Acesso a rotinas
Bom os usuários do sistema costumam ter papéis muito importantes logo deve definir bem seus acessos de forma que suas atividades sejam asseguradas mas também manter sigilo das informações que não são pertinentes ao seu cargo, por exemplo um vendedor não precisa ter acesso às rotinas de contas a pagar da empresa.
Esta rotina auxilia na estruturação dos acessos que cada operador poderá fazer no sistema.
5002 – Abrir ticket
Sempre que for preciso, qualquer pessoa com acesso à rotina 5002 poderá abrir um ticket solicitando um atendimento ao time de suporte da Lopes e cia. Essa ação ajuda a documentar nosso apoio ao cliente e também contribui para um melhor aperfeiçoamento da solução.